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Lisa Baxter trova lavoro come segretaria in una grande azienda di import-export. La seguiremo mentre porta a termine colloqui, l'orientamento e la formazione nei seguenti ambiti: l'uso dell'equipaggiamento dell'ufficio, gli ordini della cancelleria e strumentazione per l'ufficio, la gestione delle mail e riservatezza delle informazioni, organizzazione di conferenze. La accompagneremo mentre cura l'allestimento di meeting, fa telefonate e appuntamenti, coordina le varie attività e conversa con clienti e colleghi.
Un nuovo lavoro
All'agenzia di collocamento - Appuntamento - Colloquio come segretaria - Assistente amministrativa - Condizioni di lavoro e responsabilità - Incontro con i nuovi colleghi
La sicurezza
Chiusura dell'ufficio - Rivolgersi alle guardie giurate - Distruzione documenti
Appuntamenti
Raccogliere informazioni - Fissare appuntamenti - Comunicazione dell'appuntamento - II piano di lavoro - Allestimento della sala conferenze - I verbali - Ri-programmazione di eventi
L'equipaggiamento
L'uso di Intranet - Istruzioni dell'ufficio informatica - Spedizione di fax - Le funzioni del telefono - Uso della cucina
Telefonate
Fare e ricevere telefonate - Prendere e cancellare appuntamenti - Non è in ufficio... - Dare istruzioni - Problemi dei clienti - Passare e filtrare telefonate
Preparazione di documenti
Stilare una lettera - Preparare un volantino - Presentazioni in PowerPoint - Materiale pubblicitario - Preparazione di e-mail e fax - La corrispondenza
Ordinare il materiale
Fare ordini - Cambiare e cancellare ordini - Ricevere ordini - Rendere la mercé
Organizzazione
Prenotazione di un volo - Prenotazione hotel - Cambi e cancellazioni - Prenotazioni a teatro - Prenotazioni al ristorante - Ordinare fiori e cibi
Relazioni con i visitatori
Accoglienza - Situazioni difficili - Intrattenere i visitatori - Visita dell'azienda - Ben fatto!
La posta
Distribuzione della posta - Spedizione della posta - Preparazione pacchi - Controllo pacchi in arrivo - I corrieri